Persönlicher Assistent ist keine leichte Aufgabe Spezial
Wir kennen diesen Beruf vorwiegend aus Film und Fernsehen. Der Hollywoodfilm „Der Teufel trägt Prada“ hat den Berufstand der persönlichen Assistentin mit geprägt. Erfolgreiche und überaus beschäftigte Business Lady scheucht ihre persönliche Assistentin – in diesem Fall war es eine Frau – nach Belieben herum, lässt ihre Launen rücksichtslos an ihr aus und hält eine 24-Stunden Rufbereitschaft ebenso wie das besorgen des entkoffeinierten Chai Latte für Teil der Jobbeschreibung. Der Ruf des Persönlichen Assistenten hat durch Filme, Serien und Bücher wie diese stark gelitten, in Wirklichkeit handelt es sich aber um eine überaus interessante und sehr anspruchsvolle und hoch geschätzte Aufgabe.
Der Beruf des Personal Assistant (PA) hat sich inzwischen auch in Europa und Deutschland durchgesetzt und ist längst kein fiktiver Job für amerikanische Studienabsolventen mehr, sondern ein anerkannter und geschätzter Beruf, der viele Anforderungen an die Bewerber stellt. Durch die stetig steigende Digitalisierung erweitert sich das Berufsbild ständig, ist kontinuierlichen Veränderungen ausgesetzt und erfordert neben hoher fachlicher Kompetenz, vor allem Anpassungsfähigkeit und Flexibilität.
Was genau ist ein persönlicher Assistent?
Ein PA steht entweder einer Person zur Seite oder einer Abteilung. Meist ist es die Geschäftsführung, die einen Assistenten an die Seite gestellt bekommen, oder aber man wird einem bestimmten Fachbereich zugeteilt. In jedem Fall aber stehen wichtige organisatorisch Aufgaben auf der Aufgabenliste.
Abhängig davon in welchem Unternehmen oder für welche Person der Assistent tätig ist, ändert sich auch das Aufgabengebiet. Es gibt keine festgelegte Berufsbeschreibung für einen PA, persönliche Reiseplanung, Kalender- und Terminverwaltung stehen ebenso auf der Agenda wie Eventplanung und Kundenkontakt.
Ein PA wird auch oft als die „rechte Hand“ des Chef bezeichnet. Das ist etwas salopp ausgedrückt, bringt die Aufgaben aber sehr gut auf den Punkt.
Von einem PA wird verlangt sich in jedem Bereich auszukennen, den Überblick auch in chaotischen Situationen zu bewahren und schnell auf unerwartete Probleme reagieren zu können, am besten bevor sie den Chef erreichen.
Ein kommunikatives Improvisationstalent mit breitgefächerten Kenntnissen und Wissen über das Unternehmen, mehrsprachig mit professionellem Auftreten und gewinnendem Lächeln – Die Anforderungen an einen PA sind nicht wenige.
Was sind die Aufgaben?
Zu den typischen Aufgabengebieten gehören koordinatorische und verwaltungstechnische Aufgaben.
Sehr häufig stellt ein PA den Kontaktpunkt zwischen Geschäftsführung und Geschäftspartnern da. Ähnlich wie eine Ordinationshilfe oder Sekretärin doch mit weitreichenderen Aufgaben und Verantwortung. Oft kommt auch fachliche Assistenz hinzu, bei der dem PA auch Entscheidungen und große Verantwortung über Projekte oder Events übertragen wird.
Der Beruf des persönlichen Assistenten ist vielfältig, abwechslungsreich und anspruchsvoll.
Gefragt sind vor allem Allrounder, die eine ganze Bandbreite an Grundfähigkeiten mitbringen. EDV Kenntnisse etwa sind ein Muss, sowie das Beherrschen bestimmter Kalkulations- und Präsentationstools. Perfekte Englischkenntnisse sind eine Grundvoraussetzung. Als Personal Assistant muss man den Überblick bewahren, schnell Zusammenhänge begreifen und lösungsorientiert und selbstständig arbeiten.
So vielfältig die Unternehmen sind, so vielfältig sind auch die Aufgabenbereiche eines PA.
Zu den häufigsten gehören:
- Büroorganisation
- Office Aufgaben
- Recherchen
- Terminverwaltung und Organisation
- Event- und Reiseplanung
- Kommunikation mit Geschäftspartnern
- Unterstützung und Entlastung des Vorgesetzten bei seinen täglichen Aufgaben
- Vorbereitung von Sitzungen
- Vorbereitung von Präsentationen
- Erstellung von Reden
- Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Erledigen geschäftlicher Korrespondenz
- Protokollführung
- Übersetzungen.
Diese Liste ist im Prinzip nach Wunsch und Laune erweiterbar.
Wie wird man ein Persönlicher Assistent?
Es gibt keine klassische Berufsausbildung, die Anforderungen sind zu weit gefächert und können nur schwer definiert werden. Ein häufiger Einstieg sind kaufmännische Ausbildungen oder ein abgeschlossenes wirtschaftsorientiertes Studium.
Die Berufsanforderungen sind vielfältig und hängen von der Firmenstruktur und den Erwartungen der Führungskräfte ab. Daher können Stellenangebote stark variieren. Die Ansprüche sind aber ausnahmslos hoch. Es wird nicht selten ein Hochschulabschluss verlangt die Fachrichtung kann je nach Branche variieren. Eine Rechtsanwaltskanzlei beispielsweise wird einen Kandidaten mit ausgeprägtem juristischen Fachwissen einstellen wollen, wohingegen eine Marketingfirma eher auf Medientechnische oder kreative Studienrichtungen setzten wird.
Ein Studium ist aber nicht Grundvoraussetzungen, sehr oft wird Berufserfahrung dem Wissen auf dem Papier vorgezogen. Gute Chancen auf einen Assistentenjob haben beispielsweise Bewerber aus den folgenden Berufssparten:
- Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation
- Industriekaufmann/-frau.
Neben der fachlichen Ausbildung sind die persönlichen Eigenschaften mindestens genauso wichtig um diesen Beruf zu meistern. Dazu gehören unter anderem:
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit
- Effiziente Arbeitsweise
- Teamfähigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe
- Flexibilität
- Einfühlungsvermögen
- Hausverstand
- Belastbarkeit
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Sicheres und gutes Auftreten
- Diskretion.
Hat man den Entschluss getroffen diesem Beruf nachzugehen, stellt sich nun die Frage wie man eine passende Stelle findet. Die Zeiten der Zeitungsannoncen oder kalten Akquise durch angefragtes Anschreiben von Unternehmen sind vorbei. Online Jobvermittlungsbörsen helfen dabei schnell und einfach den Traumjob zu finden. Sie bieten eine große Auswahl an Ausschreibungen für Persönliche Assistenten, Bürofachkräfte oder Ordinationsassistentin Jobs und bieten einen klaren Überblick über den Arbeitsmarkt. Die gesuchten Job Beschreibungen sind dort schnell gefunden.
Warum Persönlicher Assistent werden?
Der Job ist anspruchsvoll, kann aber sehr häufig ein Sprungbrett für eine weiterführende Kariere darstellen. Als Assistent erhält man tiefen Einblick in die Abläufe des Unternehmens und lernt aus erster Hand über die Organisation, interne Abläufe und Probleme, die damit verbunden sind. Persönliche Assistenten haben zudem nicht wenig Einfluss und können durchaus Entscheidungen mitbeeinflussen.
Ein Job als PA in einem renommierten Unternehmen macht sich gut im weiteren Lebenslauf. Die Ansprüche sind hoch, aber auch die Aussichten auf eine gute Position mit guten Aufstiegsmöglichkeiten.
Durch die umfangreichen und komplexen Aufgaben werden Assistenten als unentbehrlich betrachtet, sehr geschätzt und haben somit innerbetrieblich aber auch außerbetrieblich gute Aussichten und Aufstiegsmöglichkeiten.
Auch wenn das Bild dieses Berufes durch Film und Fernsehen oft als extrem stressig dargestellt wird, sind die Arbeitszeiten meist im normalen Bereich, auch wenn es ab und an zu arbeitsaufwendigeren und stressreicheren Phasen kommen kann.
Wer sich für diesen Beruf entscheidet, wird sich einer abwechslungsreichen und fordernden Aufgabe gegenüber sehen. Der Beruf verlangt so einiges ab. Mit Sicherheit wird es aber nicht eintönig, vielmehr kann man seine Potenziale voll ausschöpfen
Wer sucht Persönliche Assistenten?
Immer mehr werden die Vorzüge eines PA und Assistenten der Geschäftsführung von Unternehmen erkannt und für sich genutzt. Praktische alle Bereich der Wirtschaft arbeiten inzwischen mit Assistenten zusammen. Einen Job als PA findet man beispielsweise im Handel, Industrie, Behörden, Medienbranche, Baubranche, etc.
Durch die stetig steigende Digitalisierung werden Abläufe in Büros stätig komplexer und die Ansprüche an Assistenten steigen. Es werden nicht nur ausgebildete Fachkräfte gesucht, sondern vor allem Personen benötigt, die den Überblick bewahren und kompetent und schnell agieren. Personal und Geschäftsleitung von großen Unternehmen jeglicher Sparte suchen nach zuverlässigen Arbeitskräften, die bei sämtlichen administrativen Tätigkeiten unterstützend zur Seite stehen.
Es wird großes Vertrauen in persönliche Assistenten gesetzt, sie agieren schließlich als rechte Hand des Chefs und bekommen somit auch Einblicke in jegliche betriebsinternen Abläufe.
Immer häufiger werden persönliche Assistenten auch online angergiert, denn mehr und mehr Abläufe passieren heute digital und können auch ortsunabhängig online erledigt werden. Der Assistent sitzt oft nicht mehr mit im Büro, das bringt Vorteile auf beiden Seiten.
Geringere Kosten für den Arbeitgeber, flexiblere Arbeitszeiten und Ortsunabhängigkeit für den Assistenten. Oft wird auch eine Mischform praktiziert, bei der der Assistenten nur eine bestimmte Anzahl an Stunden direkt vor Ort arbeitet und die restliche Zeit von zuhause aus.
Eines ist klar, der Beruf des PA ist ein zukunftsorientierter, wer flexibel und anpassungsfähig ist, kann in diesem Berufssparte erfolgreich sein mit einer guten Life-Work-Balance.
